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재단법인 화성시인재육성재단 사무관리규정

제 정 2020. 5. 27.

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 재단법인 화성시인재육성재단(이하“재단”라 한다)의 사무관리에 관한 사항을 규정함으로써 사무의 간소화, 표준화, 과학화 및 정보화를 기하여 사무의 능률을 높임을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 재단의 사무관리에 관하여는 다른 법령(행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정) 및 조례와 정관에서 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1.“문서”라 함은 재단의 내부 또는 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다) 및 재단이 접수한 모든 문서를 말한다.

2.“전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송수신 또는 저장된 문서를 말한다.

3.“문서부서”라 함은 각 소속부서내의 문서를 분류ㆍ배부ㆍ보존하는 업무를 수행하거나 수신ㆍ발신하는 업무를 지원하는 등 문서에 관한 업무를 주관하는 부서를 말한다.

4.“처리부서”라 함은 사무처리를 주관하는 각 부서를 말한다.

5.“자료”라 함은 재단이 생산 또는 취득하는 각종 기록물(문서를 제외한다)중 상당기간에 걸쳐 이를 보존 또는 활용할 가치가 있는 각종 형태의 기록물을 말한다.

6.“정보통신망”이라 함은 전기 통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ송수신 하는 정보통신체제를 말한다.

7.“서명”이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

8.“전자문자서명”이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자 문서상에 전자적 결함으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자형태로

표시하는 것을 말한다.

9.“전자이미지서명”이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.

10.“행정전자서명”이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서의 변경여부를 확인할 수 있도록 당해 전자문서에 첨부되거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보로서 인증을 받은 것을 말한다.

11.“전자이미지관인”이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다.

12.“전자문서시스템”이라 함은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

13.“행정정보시스템”이라 함은 재단이 행정정보를 생산ㆍ수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ제공ㆍ송신ㆍ수신 및 활용하기 위한 하드웨어ㆍ소프트웨어ㆍ데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템을 말한다.

제4조(사무관리의 원칙) 재단내의 사무는 용이성ㆍ정확성ㆍ신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.

제5조(사무의 분장) 각 처리 부서의 장은 사무의 능률적 처리와 책임소재의 명확을 기하기 위하여 소관사무를 단위 업무별로 분장하되 소속 직원간의 업무량이 균형되게 하여야 한다.

제6조(사무의 인계, 인수) 직원이 전보 또는 사무분장의 조정 등의 사유로 사무를 인계, 인수하는 때에는 담당업무에 관한 진행사항, 관계문서, 자료, 기타업무와 관련되는 사항을 구체적으로 명확하게 인수하고 그 결과를 부서의 장에게 보고하여야 한다.

제7조(업무편람의 작성ㆍ활용) ① 재단은 상당 기간에 걸쳐 반복적으로 하는 업무는 그 업무의 처리가 표준화ㆍ전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용할 수 있다.

② 업무편람은 업무처리 절차와 기준, 장비운용 방법, 그 밖의 일상적 근무규칙 등에 관하여 각 업무담당자에게 필요한 지침ㆍ기준 또는 지식을 제공하는 업무지도서 또는 업무참고서 등으로 작성한다.

제2장 문서작성 일반사항

제8조(문서의 종류) 문서는 다음과 같이 규정문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서 및 일반문서로 나눈다.

1. 규정문서는 조례, 정관, 규정, 내규, 예규 등에 관한 문서를 말한다.

2. 지시문서는 지시, 명령 등을 각부서 또는 소속직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3. 공고문서는 공고, 광고 등 재단의 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.

4. 비치문서는 비치대장, 비치카드 등 재단이 일정한 사항을 기록하여 재단내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

5. 민원문서는 민원인이 재단에 대하여 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.

6. 일반문서는 제1호부터 제5호까지에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

제9조(문서정리의 원칙) 각 부서는 필요시 문서를 즉시 이용할 수 있는 행태로 정리보관하여야 하며, 일정한 기간 경과 후 폐기하기까지의 전 과정을 이 규정이 정한 대로 정확히 수행하여 문서를 정리하여야 한다.

제10조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재가 있음으로써 성립한다.

② 문서는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자에게 도달됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력을 발생한다.

③ 민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수ㆍ처리한 경우에는 해당 민원사항을 규정한 법령에서 정한 절차에 따라 접수 처리된 것으로 본다.

제11조(분류기호 및 문서번호) ① 분류기호는 문서기호와 분류번호로 하되 [별표 1]과 같이 한다.

② 문서번호는 연도별 일련번호를 문서 주관부서(“이하 주관부서”로 한다)로 하고 분류기호 다음에 부여한다.

제12조(문서작성의 일반원칙) ① 문서는 「국어기본법」제11조의 규정에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.

② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다.

③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

④ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 97밀리리터로 한다.

제13조(문서의 전자적 처리) 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 처리절차를 전자문서시스템 또는 업무관리시스템상에서 전자적으로 처리되도록 할 수 있다.

제14조(문서의 수정) 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 행정자치부령이 정하는 바에 따라 삭제하거나 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 기안자ㆍ검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.

제15조(문서의 간인) 다음 각 호에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 결재인을 합철되는 부분에 간인하여야 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

제16조(문서의 구성 등) ① 기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문ㆍ본문 및 결문으로 구성한다. 다만, 전자문서인 경우에는 두문ㆍ본문ㆍ결문 및 붙임으로 구성하거나 표제부와 본문부로 구성 할 수 있으며, 표제부와 본문부로 구성하는 경우에는 표제부는 두문, 본문의 제목 및 결문으로, 본문부는 제목ㆍ내용 및 붙임으로 구성한다.

1. 두문은 발송기관명 및 수신자로 한다.

2. 본문은 제목ㆍ내용 및 붙임으로 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 제목 및 내용

으로 할 수 있다.

3. 결문은 발신명의, 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명 및 행정전자서명을 포함한다. 이하 같다), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 행정기관의 우편번호ㆍ주소ㆍ홈페이지주소ㆍ전화번호ㆍ모사전송번호 재단 공식 전자우편조소 및 공개구분으로 한다.

② 제1항제3호의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호는 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제20조의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호로 하며, 두문의 수신자란에는 수신자명 또는 수신자기호를 쓰고 이어서 괄호안에 업무를 처리할 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓰되, 보조기관 또는 보좌기관의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 부서의 장 등으로 쓴다.

③ 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다.

④ 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운말로 간략하게 작성하되, 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니된다.

제17조(항목의 구분) 문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, 󰠏, ∙ 등 과같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

1. 첫째항목의 구분은 1., 2., 3., 4., … 로 나누어 표시한다.

2. 둘째항목의 구분은 가., 나., 다., 라., … 로 나누어 표시한다.

3. 셋째항목의 구분은 1), 2), 3), 4), … 로 나누어 표시한다.

4. 넷째항목의 구분은 가), 나), 다), 라), … 로 나누어 표시한다.

5. 다섯째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4), …로 나누어 표시한다.

6. 여섯째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라), …로 나누어 표시한다.

7. 일곱째항목의 구분은 ①, ②, ③, ④, … 로 나누어 표시한다.

8. 여덟째항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱, … 로 나누어 표시한다.

9. 제2호・제4호・제6호 및 제8호의 경우에 하., 하), (하), ㉻ 이상 계속되는 때에는 거., 거), (거),

거

, 너., 너), (너),

너

… 로 이어 표시한다.

제18조(끝표시) ① 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 “끝”표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 한 자 띄우고 “끝”표시를 하여야 한다.

② 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 외쪽 기본선에서 한 자를 띄우고“끝”표시를 하여야 한다.

③ 연명부등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후 “끝” 표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 “끝” 표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막자의 다음 칸에 “이하빈칸” 표시를 하여야 한다.

제3장 문서의 기안 및 결재

제19조(문서의 기안) ① 기안은 업무담당자가 하는 것을 원칙으로 하며 [별지 제1호 서식]에 의하여 기안란에 이름을 쓰고 서명한다.

② 내부문서로 별도서식이 정하여져 있지 아니한 것도 기안용지를 사용할 수 있으며, 수신란에 “내부결재”등의 표시를 한다.

③ 보고서ㆍ계획서ㆍ검토서 등 내부결재문서는 [별지 제2호 서식]에 의하여 사용 할 수 있으며, 이 경우 시행문으로 변환하여 시행할 수 없다.

제20조(검토 및 협조) ① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조자 검토를 받아야 한다.

② 문서의 내용이 재단내의 다른 부서의 업무와 관련이 있는 때에는 그 부서의 협조를 받아야 한다.

③ 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서는 해당란에 직위 또는 직급을 쓰고 서명하되, 다른 의견을 표시하는 때에는 기안문의 해당 직위 또는 직급 다음에 “(의견있음)”이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다.

제21조(문서의 결재) ① 문서는 대표이사의 결재를 받아야 한다.

② 대표이사는 사무의 내용에 따라 그 보조자로 하여금 사무전결규정이 정하는 바에 의하여 위임전결하게 할 수 있으며, 이 경우, 대표이사의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 서명하여야 한다.

③ 결재권자가 휴가, 출장, 기타의 사유로 상당기간 부재중이거나 긴급한 문서의 경우에

결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자의 서명란에 “대결”표시를 한 후 서명할 수 있다. 내용이 중요한 문서에 대하여는 사후에 결재권자에게 보고하여야 한다.

⑤ 문서의 모든 결재권자의 서명란에는 서명날짜를 함께 표시한다.

제22조(시행문서의 작성) ① 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 기안문 서식에 의하여 수시자별로 시행문서(이하 “시행문”이라 한다)를 작성하여야 한다. 다만, 수신자가 공공기관이 아닌 경우와 기타 특별한 사유가 있는 때에는 문서처리란을 표시하지 아니 할 수 있다.

② 전신ㆍ전신타자 또는 전화로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다.

③ 제23조의 규정에 의한 문서를 시행하는 때에는 따로 시행문을 작성하지 아니하고 당해 문서의 발신명의란에 관인(전자이미지관인을 포함한다. 이하같다)을 찍거나 각 부서의 장이 서명(전자문자서명 및 행정전자서명을 제외한다)하여 시행할 수 있다.

④ 대표이사가 소속직원 및 재단내부에 단순업무에 관한 지시, 단순한 자료요구ㆍ업무연락ㆍ통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 전자문서시스템의 전자게시판 또는 홈페이지 등에 게시한 때에는 당해 문서를 시행한 것으로 본다. 보조기관 및 보좌기관 상호간에 발신하는 문서를 시행하는 경우에도 또한 같다.

제23조(서식에 의한 처리) 서식자체를 기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호란·접수등록번호란·수신자란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 기안문을 따로 작성하지 아니하고 간이 결재인을 찍어 이에 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있다.

제24조(작성자의 표시) 기안문에 첨부되는 계산서·통계표·도표 기타 작성상의책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 문서의 여백에 작성자가 서명 또는 날인 하여야 한다.

제25조(발신방법의 지정) 결재권자가 전신에 의하여 시행할 문서에 결재를 함에 있어서 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니라도 누설되는 경우 재단, 국가 및 공공, 개인을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신방법을 암호 또는 음어 등 보안문서로 지정하여야 한다.

제4장 문서의 발송 및 접수

제26조(문서통제자) ① 문서에 관한 통제사무를 담당하게 하기 위하여 문서부서에 문서 통제자를 둔다.

② 문서통제자는 문서부서의 장으로 하고 소관사무의 일부를 분담하게 하기 위하여 보조 문서통제자를 둘 수 있다.

제27조(통제방법) ① 문서통제자(보조문서통제자 포함, 이하 같다)가 문서를 통제할 때에는 다음 각호의 사항을 검토하고 기안지 여백에 문서통제인을 날인한다.

1. 결재권자의 결재여부

2. 타 문서와의 내용상의 중복여부

3. 기안문과 시행문의 대조

4. 전결구분의 착오여부

5. 문서처리 기한의 경과여부

6. 첨부물 확인, 용어상 오자, 탈자 등 미비여부

② 전자적인 방법에 의하여 문서를 생산, 시행하는 경우에는 문서통제 절차를 생략할 수 있다.

제28조(발신명의 및 직인의 날인) ① 재단 이사장 또는 대표이사 명의로 발신하는 시행문, 게시판 등에 공고하는 문서, 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인(전자이미지직인을 포함한다. 이와 같다)을 찍거나 대표이사가 서명(전자문서 서명을 제외한다)을 하고 부서 상호간에 발신되는 문서는 부서장명의로 서명하여 발신할 수 있다. 다만, 전신,전신타자 또는 전화로 발신하는 문서나 신문 등에 게재하는 문서에는 직인을 찍거나 서명을 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 직인을 찍는 것과 서명하는 것을 생략할 수 있다.

② 직인을 날인할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 관인 날인에 갈음하여 인영을 인쇄하여 사용할 수 있으며, 이 경우 업무수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크기나 용도에 따라 인영의 크기를 적절하게 축소 인쇄하여 사용할 수 있다.

제29조(문서의 발송) ① 시행문은 처리부서에서 발송하되, 종이문서인 경우에는 이를

복사하여 발송한다.

② 처리부서의 문서수발업무를 담당하는 자는 발송할 문서와 기록물 등록대장의 기재사항을 확인한 후 발송하여야 한다.

③ 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편‧우편‧모사전송‧전신‧전신타자‧전화 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편‧등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

④ 우편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 재단사무용 봉투에 넣어 발송한다.

⑤ 인편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 기안문의 적당한 여백에 수신기관의 수령자의 소속과 수령일자를 표시하고 서명 또는 날인을 받아야 한다.

⑥ 대표이사는 문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실‧훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.

⑦ 직인을 찍어 시행하는 문서는 직인관리자가 직인을 찍은 후 처리부서에서 발송 하여야 한다.

제30조(문서의 접수·처리) ① 문서는 처리담당자가 접수하여야 하며, 접수한 문서에는 접수일시와 접수등록번호를 전자적으로 표시하되, 종이문서인 경우에는 접수일시와 접수등록번호를 적는다.

② 접수된 문서는 접수인을 찍고 [별지 3호 서식]에 의한 기록물등록대장에 접수 등록번호와 접수일자를 기재하여야 하며 전자문서인 경우에는 접수등록 번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다. 다만, 제1항의 규정에 의하여 문서부서에서 직접 받은 문서는 문서부서가 접수일자를 기재하여 이를 처리부서로 보낸다.

③ 처리담당자는 접수문서를 받아서 결재권자에게 선결하여 문서처리의 신속화, 의사결정의 합리화 등을 도모하여야 한다. 다만, 결재권자의 휴가등의 사유로 상당기관 부재중일 때에는 업무 대행자가 즉시 처리하여야 한다.

④ 대표이사는 정보통신망을 이용하여 문서를 접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항과 제2항의 규정에 의하여 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소ㆍ성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니 할 수 있다.

⑤ 대표이사는 재단 홈페이지 또는 직원의 공식 전자우편주소를 이용하여 문서를 받아 처리부서에서 접수하도록 할 수 있다.

제31조(문서의 등록) ① 문서를 생산 또는 접수하였을 때에는 지체 없이 전자문서시스

템상의 기록물등록대장에 등록하여야 한다.

② 제1항에 따른 등록정보를 임의로 수정 또는 삭제되지 않도록 관리하여야 한다.

③ 제1항에 따른 등록번호는 처리과, 단위업무코드와 연도별 등록일련번호로 구성한다.

④ 문서의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등, 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 별도로 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다.

제5장 문서의 보존

제32조(일반문서류의 편철 및 관리) ① 처리부서에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 [별표 2]규격에 따른 진행문서파일에 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

② 제1항에 따른 편철시 기록물철의 맨 위에는 별표 3의 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 [별지 제4호서식]의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.

③ 일반문서류의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하되, 편철하여야 할 기록물의 양이 지나치게 많은 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하고, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호 안에 권 호수만 다르게 표시하여야 한다.

④ 처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 [별표 4]의 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정시킨 후 [별표 5]의 규격에 따른 보존상자에 단위과제별로 넣어 관리한다.

⑤ 제4항에 따른 보존상자의 측면에는 [별표 6]의 보존상자 표지를 붙여야 한다

제33조(문서의 보존) 문서는 보존기간의 기산일부터 3년간 (보존기간이 1년인 문서는 1년간) 처리부서에서 보존한 후 문서부서에 인계하여 문서부서에서 보존기간이 만료될 때까지 보존하여야 한다.

제34조(보존기간) ① 문서 보존기간은 영구ㆍ10년ㆍ5년ㆍ3년ㆍ1년ㆍ기타 등으로 구분하며 종별 문서 보존기간은 [별표 4]와 같다. 다만, 따로 정한 것은 예외로 한다.

② 보존기간의 기산일은 당해 문서를 처리ㆍ완결한 날이 속하는 해의 다음해 1월1일 로 한다.

③ 대표이사는 필요시 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

제35조(보존기간의 변경) 문서의 보존기간은 매년1회 보존하고 있는 문서의 보존기간별 필요성 여부를 검토하고 업무여건의 변화 등에 따라 다음 각호의 1의 내용에 따라 그 보존기간을 단축 또는 연장할 수 있다.

1. 사업의 내용이 변경 또는 조정되어 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 문서

2. 각종 감사수사 또는 소송과 관련되어 그 종료시까지 문서의 보존기간을 연장할 필요가 있는 경우

3. 문서의 내용이 경미하여 그 보존기간을 단축할 필요가 있거나 보존할 필요가 없는 경우

4. 그 밖의 사유로 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우

제36조(전자문서의 관리‧보존) ① 전자문서로 생산 또는 접수한 기록물은 처리부서별로 기록물등록대장에 일반문서와 함께 등록‧관리하며, 전자문서의 편철은 당해 기록물등록대장에 분류등록사항을 기입하는 것으로 갈음한다.

② 전자문서는 전산화일로 보존하거나 출력하여 보존할 수 있다. 다만, 보존기간이 10년 이상인 전자문서는 전산화일과 장기보존 가능한 용지에 출력한 출력물을 함께 보존하여야 한다.

③ 전자문서는 이를 보존 관리함에 있어서 멸실‧분실‧도난‧유출‧변조 또는 훼손되지 아니하도록 필요한 안전장치를 하여야 한다.

제37조(카드류의 편철 및 관리) ① 카드류는 처리부서에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않은 상태로 카드보관함에 넣어 관리한다.

② 처리부서에서 비치활용이 끝난 카드류는 [별표 7]의 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리한다.

③ 제2항에 따라 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우에는 각 보존봉투의 맨 위에는 [별지 제4호서식]의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 카드를 배열하여야 하며, 보존봉투당 카드의 편철량은 30건 이내로 함을 원칙으로 한다.

제38조(도면류의 편철 및 관리) ① 도면류는 기록물철 단위로 [별표 8]의 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리한다.

② 제1항에 따라 도면류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 [별지 제4호서식]의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열하여야 하며, 보존봉투당 도면의 편철량은 30매 이내로 함을 원칙으로 한다.

③ 편철된 도면류의 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.

제39조(사진ㆍ필름류의 편철 및 관리) ① 사진·필름류는 기록물철 단위로 그 사진·필름의 규격에 적합한 [별표 9]의 사진·필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.

② 제1항에 따라 사진·필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 [별지 제4호서식]의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열하여야 한다.

제40조(문서의 마이크로필름 등에 의한 보존) ① 문서부서에서 보존하고 있는 문서는 내규가 정하는 바에 따라 마이크로필름 또는 광디스크에 이를 수록하여 보존할 수 있다.

② 보존기간이 준영구인 문서는 당해 문서를 더 이상 보존할 필요가 없다고 인정하는 경우에는 이를 폐기할 수 있다.

③ 문서(문서부서에 보존하고 있는 문서중 보존기간이 영구, 준영구인 문서를 제외한다)가 제1항의 규정에 의하여 마이크로필름 또는 광디스크에 수록된 때에는 당해 문서의 보존기간에 불구하고 이를 폐기할 수 있다.

제41조(기록물의 정리) ① 처리부서는 매년 3월 31일까지 전년도에 완결된 기록물을 정리하여야 한다.

② 기록물을 정리한 때에는 그 결과와 기록물등록대장에 등록되어 있는 내용이 일치되도록 하여야 한다.

제42조(기록물의 이관) ① 이관대상으로 분류된 기록물은 처리부서에서 보존기간의 기산일부터 3년의 범위 내에서 보존한 후 문서부서로 이관한다. 다만, 전자관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 문서부서로 이관한다.

② 처리부서는 제1항의 규정에서 의하여 기록물을 이관하고자 하는 때에는 기록물을 생산년도별, 보존기간별로 구분하여 보존 상자에 넣은 후 [별지 제5호 서식]의 이관목록과 함께 제출하여야 한다.

제43조(문서의 폐기) ① 보존기간이 경과한 문서의 폐기는 처리부서장의 의견을 들어 폐기한다. 단, 보존기간이 3년 이하인 문서는 제외한다.

② 문서의 폐기는 [별지 제6호 서식]의 기록물폐기심의서를 작성하고 이에 따라 폐기하고 [별지 제7호 서식]의 폐기문서기록대장을 작성해야 한다.

제44조(문서의 열람 및 복사) ① 재단은 행정기관 또는 다른 기관이 그 업무를 수행하기

위하여 보존하고 있는 문서의 열람 또는 복사를 요청하는 때에는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이를 허가할 수 있다. 다만, 비밀 또는 대외비로 분류된 문서의 경우에는 그러하지 아니한다.

제6장 서식제정

제45조(서식의 제정) 재단에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다.

제46조(서식의 종류) 서식은 다음과 같이 일반서식, 보고서식, 민원서식, 카드서식 및 대장서식으로 나눈다.

1. 보고서식은 보고의 내용을 기재하는 서식을 말한다.

2. 민원서식은 민원사항을 민원부서에 제출함에 있어서 사용하는 서식을 말한다.

3. 카드서식은 비치하여 사용하는 카드류의 서식을 말한다.

4. 대장서식은 비치대장, 비치장부류에 사용하는 서식을 말한다.

5. 일반서식은 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 서식을 말한다.

제47조(서식설계의 일반원칙) ① 서식에 사용되는 용지의 규격은 제7조제6항의 규정에 의한 용지의 규격과 같게 하되, 부득이한 경우에는 [별표 11] 규격에 해당하는 용지를 사용한다. 다만, 증표류 또는 컴퓨터에 의한 기록서식등 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 그에 적합한 규격의 용지를 사용할 수 있다.

② 서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별도의 기안문 및 시행문을 작성하지 아니하고 서식자체를 기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호ㆍ접수등록번호ㆍ수신자ㆍ시행일자 및 접수일자 등의 항목을 넣어 설계한다.

③ 전자문서의 서식에 대하여는「전자정부법시행령」제24조의 규정에 정하는 바에 의한다.

④ 서식에는 호적ㆍ병적ㆍ연고지조사 등의 필요가 있는 경우를 제외하고는 본적란을 설치하지 아니한다.

⑤ 민원서식에는 당해 민원사무의 처리절차ㆍ연락처ㆍ처리기간 및 전자적 처리가능 여부 등을 표시하여 민원인의 편의를 도모하여야 한다.

⑥ 서식은 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여 설계하여야 하며, 불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니된다.

⑦ 서식은 법령에 의하여 서식에 날인하도록 정한 경우를 제외하고는 서명이나 날인을

선택적으로 할 수 있도록 설계하여야 한다.

제48조(서식의 승인등) ① 각 단위부서에서 서식을 제정 또는 개정하고자 하는경우에는 서식 승인신청서에 서식초안 2부를 첨부하여 문서부서의 승인을 얻어야한다.

② 2이상의 부서에 관계되는 서식은 부서간의 사전협의를 거쳐야 한다.

제49조(서식의 전산관리) 문서부서의 장은 부득이한 경우를 제외하고는 서식을 전산기기에 의하여 관리하여야 하고, 재단의 전산망에 통합 수록함으로써 공통적으로 사용할 수 있도록 하여야 한다.

제7장 기타 사무관리

제50조(종류 및 비치) ① 재단에는 이사장 또는 대표이사의 명의로 발송 또는 교부하는 문서와 단위부서의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 직인과 특수한 업무에 사용하는 인장을 문서부서 또는 해당부서에 비치한다.

② 재단에서 사용되는 공인은 공인관리부서에서 새겨 이를 교부한다.

③ 공인의 관리 및 사용에 관하여 그 밖의 사항은 「화성시인재육성재단 공인관리규정」이 정하는 바에 따른다.

제51조(사무환경의 관리) 대표이사는 사무환경을 사무 능률의 향상 및 사원의 건강 보호를 기할 수 있도록 조정, 관리하여야 한다.

제52조(사무실의 배치기준) 재단의 사무실은 건물구조, 조직, 업무 및 인원등을 고려하여 배치하되, 업무처리 흐름의 원활화, 관련부서의 인접배치, 민원인의 출입 편의 등을 고려하여 배치함을 원칙으로 한다.

제53조(사무실의 면적기준) 사무실의 면적은 업무의 성격, 직위 및 직급별 근무인원 집기 및 장비와 방문객의 규모 등을 고려하여 산정한다.

제54조(사무용집기) 사무용 집기류는 물품관리법 또는 공업표준화법에 의하여 제정된 규격품이 있는 때에는 이를 우선적으로 사용하여야 한다.

제55조(사무실의 환경) 사무실내의 조명, 온‧습도, 공기, 소음, 색채 등 환경요소에

[별표 6]

보존상자 표지

↑ ｜｜｜｜｜｜｜｜｜ 7.5㎝｜｜｜｜｜｜｜｜｜ ↓	상자번호		↑ 1.5㎝ ↓
	생산연도		↑ 1.5㎝ ↓
	생산기관		↑ 1.5㎝ ↓
	업무명		↑ ｜｜｜ 3.0㎝｜｜｜ ↓
	←- - - 3㎝ - - - - →	←- - - - 6㎝ - - - - →

[별표 9]

사진‧필름류 보존봉투

분류번호표시 ③

① [앞면] [뒷면]

② (중성지 150g/㎡)

사진‧필름 종류	세로①	가로②	덮개③
5″× 7″이하 사진 원판, 35mm, 120mm 필름	15	21	13
8″× 10″이하 사진	27	22	4
8″× 10″이상 사진	동일재질로 크기에 맞추어 제작함

사진‧필름크기별 봉투 규격 [ 단위 : cm ]

[별표 11]

서식용지의 규격

(단위 : mm)

A열		B열
A0	841 × 1,189	B0	1,030 × 1,456
A1	594 × 841	B1	728 × 1,030
A2	420 × 594	B2	515 × 728
A3	297 × 420	B3	364 × 515
A4	210 × 297	B4	257 × 364
A5	148 × 210	B5	182 × 257
A6	105 × 148	B6	128 × 182
A7	74 × 105	B7	91 × 128
A8	52 × 74	B8	64 × 91
A9	37 × 52	B9	45 × 64
A10	26 × 37	B10	32 × 45

[별표 10] 기록물의 보존기간별 책정 기준
보존기간	대상기록물
영구	1. 규정 및 내규 문서 2. 효력이 영속되는 문서 3. 주무관청의 중요 인‧허가 4. 등기에 관한 문서 5. 채용, 휴복직, 퇴직, 상벌 등 인사기록 6. 재산관련 문서(자본, 출자, 기채, 투자 등에 관련된 문서) 7. 대외기관과 체결한 협약서 8. 감사보고서, 결산보고서 9. 기타 재단의 중요한 서류(존속ㆍ권익ㆍ연혁 등), 대장(문서보존대장), 도표 및 시청각기록물 등 10. 연도별 장학금 수혜자, 장학관 입사생 명부
10년	1. 사업계획서 2. 예산 및 회계에 관한 장표 및 문서 3. 세무관계 문서 4. 급여, 상여금, 퇴직금 지급에 관한 문서 5. 인사평가관련 문서
5년	1. 각종 계약서(임대차 계약서 등) 2. 각종 증명서 발급 내역 3. 재해보상, 복리후생, 보험 등에 관한 문서 4. 각종 실적보고서(운영성과보고서) 5. 장학선발 관련 접수 서류 6. 장학관 입퇴사 관리문서
3년	1. 교육, 출장 등에 관한 문서 2. 통상적인 회의록 3. 일상감사에 관한 문서 4. 문서처리에 관한 각종 대장 5. 행사, 근태, 휴가 등에 관한 문서
1년	1. 근무명령에 관한 문서 2. 참고정도로 받은 각종 보고서, 회람문서 등 3. 기타 일시적인 처리문서
기타	주요 시설물, 설비 등의 설치 및 보수의 이력에 관한 문서는 설비 대체시까지 또는 내구연수시까지 보존한다.
기타	차량, 비품, 집기 등의 물품 보수이력에 관한 문서는 그 내구연수까지 보관한다.

[별지 제1호서식]

화 성 시 인 재 육 성 재 단

수 신

(경유)

제 목

직인

발신명의

기안자 직위(직급) 서명

검토자 직위(직급) 서명

결재권자 직위(직급) 서명

협조자

시행

처리과명- 연도별 일련번호(시행일)

접수

처리과명- 연도별 일련번호(접수일)

우

도로명주소

홈페이지 주소

전화번호( )

팩스번호( )

전자우편주소

공개 구분

210㎜×297㎜(백상지 80g/㎡)

[별지 제2호 서식]

문서번호
보존기간
결재일자
공개여부
			협조자

(제 목)

화성시인재육성재단

210㎜×297㎜ (보존용지(2종) 70g/㎡), (일반용지 60g/㎡(재활용품)) 또는 (보존용지 (1종) 70g/

[별지 제3호서식](제11조제1항관련)

기록물 등록대장

상

태

등록구분

문서번호

첨부번호

제목

기안

(접수)자

결재

(담당)자

기안일자

등록일자

수신

(발신)자

시행일자

쪽수

문서과배부번호

생산기관등록번호

전자기록문

여부

공개여부

①

②

③

④

	《기입요령》


기록물을 등록할 경우에는 다음과 같이 기입한다. ① 등록구분 : 문서의 등록구분을 선택합니다. 일반문서/도면류/사진,필름류/녹음, 동영상류/카드류 중에서 선택할 수 있다. ② 제 목 : 문서의 제목을 입력한다. ③ 쪽 수 : 문서의 족수를 입력한다. ④ 공개여부 :문서를 외부에 공개할지 여부를 지정합니다.

[별지 제4호서식](제22조제2항,제24조제2항관련)

색 인 목 록

1. 일반문서류

기록물철 제목

분류번호 : (생산연도 : )

일련

번호

일 자

등록번호

제 목

보낸기관

받은기관

쪽표시

전자문서

여 부

비 고

2. 도면‧카드류

도면‧카드 종류명

분류번호 : (생산연도 : )

일련

번호

등록번호

제 목

쪽표시

전자문서

여 부

비 고

3. 시청각기록물(사진‧필름류)

기록물철 제목

분류번호 : (생산연도 : )

일련

번호

등록번호

제 목

사진 설명

사진 형태

비 고

4. 시청각기록물(오디오‧영화‧비디오류)

기록물철 제목

분류번호 : (생산연도 : )

일 련

번 호

등록번호

제 목

내 용 요 약

비 고

[별지 제5호서식](제28조제2항관련)

이 관 목 록

1. 기록물철단위로 이관하는 기록물

기관명(처리과기관코드) : 인계자 직급 및 성명 :

이 관 연 도 : 인수자 직급 및 성명 :

기록물철 분류번호	기록물철 제 목	수 량		기록물형태	비 고
		건 수	쪽 수*

2. 개별관리기록물(건)단위로 이관하는 기록물

기관명(처리과기관코드) : 인계자 직급 및 성명 :

이 관 연 도 : 인수자 직급 및 성명 :

등록

번호

제 목

기록물

형 태

쪽수*

기록물철

분류번호

공개구분

공개제한

쪽표시

비 고

* 종이기록물의 경우에만 기재

[별지 제6호서식] (제29조관련)

기 록 물 폐 기 심 의 서

일자 : (폐기심사관 : )

기록물철

분류번호

생산연도

기록물

제 목

보존기간

만 료 일

폐기

심사의견

사유

폐기심의회

심 의 결 과

폐 기

처분일

확 인

비 고

* 종이기록물의 경우에만 기재

[별지 제7호서식] (제29조관련)

폐 기 문 서 기 록 대 장

생산부서 : 폐기년월일

일련 번호	보존 기간	문 서 철		보 존 처 (서 고)	처 리 부서장 확 인	비고
일련 번호	보존 기간	분류번호	제 목(수량)	보 존 처 (서 고)	처 리 부서장 확 인	비고

[별지 제8호서식] (제36조제1항관련)

업무인계ㆍ인수서

1. 담당업무 2. 주요 업무 및 진행사항 : 별지 3. 관련 문서 현황 4. 주요 물품 및 예산 등 인계 ‧ 인수가 필요한 사항 5. 그 밖의 참고사항
위와 같이 인계ㆍ인수합니다.
년 월 일
인계자	(서명 또는 인)
인수자	(서명 또는 인)
입회자	(서명 또는 인)

비고(이 난은 서식에 포함하지 아니한다.)

1.입회자는 인계자의 바로 위 상급자가 된다. 다만, 인계자가 기관장 및 부기관장인 경우에는 바로 아래 하급자가 된다.

2.기재 항목이나 내용은 기관의 실정이나 인계ㆍ인수 사항에 따라 조정하여 사용할 수 있다.

3.업무관리시스템 또는 전자문서시스템 등을 이용하여 전자문서로 작성하는 경우에는 인계자, 인수자 및 입회자의 서명 또는 날인을 생략할 수 있다.

[별지 제9호서식] (제36조제1항관련)

인계‧ 인수 목록
1	인 계 일 자			. . . ()	총 건 수		건
2	가. 진행중인 사항			건	나. 해야 할 사항		건
	다. 완료(특별사항)			건	라. 기 타		건
3	인 계 자			이동전화		(서명)
	인 수 자			이동전화		(서명)
4	인계_인수 기록 내역
번호		구 분	내 용					비고
		진행 중인 사항
1
2
3

		해야 할 사항
1
2
3

		완료(특별사항)
1
2

		기타 사항
1
2

[별표 2] 진행문서파일
1호 파일(판지파일)	(단위 : cm)

2호 파일(플라스틱파일)	(단위 : cm)

파일 안쪽면	(단위 : cm)

비 고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음.